La gestion efficace des horaires des employés garantit un bon suivi du travail effectué dans une entreprise, mais également sa performance. Il est nécessaire d’imposer des règles dans ce cas, et d’utiliser des outils pertinents pour l’organisation du temps de travail de chacun, que ce soit dans le planning journalier, le pointage à l’arrivée et à la sortie ou pour le suivi des absences.

Les questions pertinentes pour optimiser la gestion du temps

Pour bien gérer le temps de travail des employés dans une entreprise, il est nécessaire de se poser quelques questions pertinentes. La première est de connaître l’horaire de travail appliqué au sein de l’entreprise. La plupart du temps, le créneau est le même pour tout le monde. Cependant, il est possible qu’il se partage en shift dont les heures d’entrée et de sortie peuvent être différentes chez certains membres du personnel. Cette question amène à l’établissement du planning qui doit considérer plusieurs paramètres avant son établissement. En effet, un manager doit savoir les objectifs de l’entreprise et les besoins en ressources humaines à un temps donné et sur une activité. Il devra également connaître les contraintes de chaque employé en considérant les absences, les congés et autres. Dans ce cas, une feuille de temps en ligne pourrait l’aider avec pertinence, dans l’organisation et l’administration du temps de son équipe.

L’utilité d’un logiciel de gestion de temps

Si le nombre d’employés travaillant dans une structure dépasse une vingtaine, ou que l’horaire de travail de chacun n’est pas le même, la gestion du temps peut devenir très difficile. Un logiciel de gestion du temps peut s’avérer être très utile dans ce cas. Son premier rôle est de faciliter l’intégration de la plage horaire de chacun des employés dans un outil informatisé. Aucun conflit horaire ne sera donc possible. Par ailleurs, c’est aussi une application qui se met à jour de manière automatique et qui est accessible à tous. Il permet de voir le temps de travail de chacun et les heures qu’il a effectuées en une journée, en une semaine et en un mois. Le logiciel permet aussi de retracer les retards et les absences, et d’optimiser le planning de l’équipe en fonction des congés.

Les autres outils de gestion horaire

Un manager peut utiliser les outils de suivi du temps des employés pour faciliter son travail et atteindre efficacement les objectifs de l’entreprise. Mis à part le logiciel de gestion du temps, il est également possible qu’il utilise l’application Excel pour l’organisation et l’administration. Cet outil dispose d’une fonctionnalité de gestion du personnel dans laquelle, il est possible d’établir le planning de son équipe. On peut définir dans ce cas, le temps de travail de chaque employé, par jour, hebdomadaire, en un mois et en une année. Cet outil a également la capacité de retracer les absences de chacun.