Pour toute entreprise, même de petite taille, l’établissement de devis et factures corrects est crucial, sinon elle risque les éventuelles erreurs, lesquelles sont susceptibles d’engendrer des problèmes de trésorerie et les oublis de relance des clients à crédit, etc.

Or, cette activité peut s’avérer chronophage, vous empêchant de consacrer pleinement votre temps à chercher de nouveaux clients, assurer un service de qualité et vous assurer que l’argent rentre. Le logiciel de devis et facturation est un allié précieux.

Pourquoi se doter d’un logiciel de devis et de facturation ?

Adoptez un logiciel pour améliorer votre efficacité et augmenter votre compétitivité. La condition pour que cette décision stratégique porte réellement ses fruits : que l’outil choisi soit adapté à votre métier et à votre mode de fonctionnement.

Toutefois, quelle que soit la solution retenue, elle doit au minimum permettre la création de devis et factures, leur personnalisation avec vos informations, leur signature et leur envoi électronique, l’affectation d’un paiement à la facture correspondante, gestion de la base de données des clients et fournisseurs, édition de rapports et statistiques, exemples de devis et factures…

Comment choisir le logiciel idéal ?

Autrement, il risque de vous faire perdre encore plus de temps et d’argent à cause de montants erronés ou d’autres litiges. Faites un choix judicieux en commençant par considérer la nature de votre matériel informatique existant et choisir un outil compatible afin d’éviter l’achat d’équipements supplémentaires. Si vous envisagez de travailler aussi sur tablette ou smartphone, un outil multiplateforme est indispensable (exemple de logiciels sur ldlc).

Demandez-vous par ailleurs si vous devez travailler en local ou en ligne. La différence entre les deux est le lieu d’exécution du programme et de sauvegarde des données. En local, tout se passe sur l’appareil utilisé. En ligne, les informations sont archivées sur le Cloud. L’usage en situation de mobilité requiert évidemment un logiciel connecté à Internet.

Pensez également à la facilité de prise en main, surtout vos collaborateurs ne disposent pas de connaissances poussées en informatique. Une interface ergonomique et intuitive s’impose, avec un accès facile à toutes les fonctionnalités. En prévision de difficultés d’utilisation, choisissez un outil dont l’éditeur propose un support technique par téléphone, email ou chat.

Le droit d’accès est un autre élément important, pour configurer les tâches ou modules accessibles par chaque membre de l’équipe, mais aussi pour donner accès au comptable et lui faciliter la tenue des comptes.

La dernière question essentielle porte sur le prix et le mode d’engagement : gratuit, contre paiement d’une licence, par usage (fonctionnalités, nombre de documents créés, nombre d’utilisateurs…), contre un forfait mensuel ou annuel. Cette formule de l’abonnement est plus flexible, car il est possible de mettre fin au contrat à tout moment, mais attention aux coûts cachés.

Démarrer avec un logiciel de devis et facturation

De nombreux logiciels vous proposent une version d’essai gratuite pour vous familiariser avec ses fonctionnalités et confirmer votre choix avant de vous engager. Les solutions entièrement gratuites ne sont pas recommandées du fait de l’absence de service client, d’un système de stockage de données sécurisé et souvent, de recours juridique.